Pour une entreprise, il est important d’établir une messagerie vocale au cas où vous ne pourriez pas décrocher votre téléphone. Cela afin d’installer un climat de confiance avec vos interlocuteurs et de les persuader de votre professionnalisme. Si des clients vous appellent et qu’ils tombent sur un répondeur par défaut et qui ne les rassure pas, vous avez de fortes chances de les perdre et il en est de même pour des fournisseurs ou des partenaires d’affaires.

Une messagerie vocale, c’est quoi ?

Pendant une journée, vous devez vous occuper de plusieurs tâches telles que répondre aux mails, répondre aux appels téléphoniques et faire des prospections ou sondages commerciaux. Il se peut que pendant cette journée, des appels ne puissent pas être reçus pour différentes raisons. Grâce à un répondeur automatique, vous pouvez laisser un message à votre interlocuteur et suivre les appels que vous n’avez pas pu recevoir sur votre messagerie.

Une messagerie vocale est faite pour répondre à votre place si vous êtes dans l’impossibilité de répondre ou êtes injoignables. C’est également un moyen de permettre à l’appelant de laisser un message. C’est un enregistrement dans votre téléphone ou dans votre répondeur qui sera lancé automatiquement au bout d’une certaine durée. Pour le faire, vous devez créer une messagerie personnalisée, claire et facile à comprendre.

Le message doit comporter votre nom ou le nom de votre entreprise. Il devrait informer votre interlocuteur que vous n’êtes pas disponible pour le moment. Selon la stratégie de communication de l’entreprise, vous pouvez proposer à votre interlocuteur de rappeler ultérieurement. Vous pouvez aussi lui suggérer d’appeler d’autres numéros dans votre établissement ou d’autres alternatives pour pouvoir vous joindre.

Les techniques pour une messagerie vocale réussie

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à enregistrer votre message vocal. L’objectif est de créer un message simple et percutant pour rassurer vos correspondants.

Le message doit être positif et agréable

Pensez à enregistrer un message agréable. Veuillez choisir le bon moment pour le faire, vous devez être optimiste et joyeux lors de l’enregistrement. Le ton de votre voix est très important, elle doit être rassurante.

Qualité de l’enregistrement

Faites en sorte que votre message soit le plus net possible. Il ne devrait y avoir aucun bruit ni de son à part votre voie. Vous devez l’enregistrer dans une salle isolée. Ce sera parfait si vous disposez de matériel professionnel d’enregistrement et d’un logiciel qui supprime les bruits de fond.

Préparez le message avec beaucoup d’attention

Écrivez le texte au préalable en ajoutant toutes les informations nécessaires. Selon les circonstances, vous pouvez enregistrer plusieurs messages vocaux personnalisés. Répétez le message plusieurs fois afin de le maîtriser et pour vous rassurer qu’il ne contient aucune faute.

Au niveau des prononciations

Prononcez les mots clairement et lentement. C’est important de prendre des pauses entre les phrases. Donnez un peu de temps à votre interlocuteur afin de noter des éléments dans votre message si besoin. Soyez calme en entendant un message vocal avec une voix essoufflée, votre interlocuteur risque de raccrocher.

Durée de message

Éviter les longues phrases qui peuvent ennuyer votre correspondant. L’idéal est d’enregistrer un message court, mais complet avec toutes les informations nécessaires. Le message ne doit pas durer plus de 30 secondes.